Trên thế giới, các tập đoàn đa quốc gia, các tập đoàn công nghệ đều luôn tìm cách chuyển mình, chuyển đổi và áp dụng phần mềm vào trong vận hành. Trước tiên, chúng ta nhìn vào ví dụ các tập đoàn lớn trên thế giới như Zoom, Apple, Amazon,… Các tập đoàn này đã quy trình hóa, chuẩn hóa và dễ dàng số hóa công việc làm ăn kinh doanh của mình một cách dễ dàng, đa năng và giúp cho công việc của những người lãnh đạo của tập đoàn trở nên hiệu quả hơn, nhanh hơn, chuẩn xác hơn và đặc biệt thông minh hơn. Ngày xưa, con người ta đi từng ngóc ngách của thành phố để giới thiệu, mời chào sản phẩm của doanh nghiệp thì ngày nay, với sức mạnh của công nghệ, họ dùng phần mềm, trí tuệ nhân tạo để quy trình hóa công việc bán hàng, những bước nào mang tính lặp lại thì họ có thể tạo ra cả một hệ thống tự động hóa để phần mềm giúp họ làm những công việc này. Chính những tập đoàn kể trên đã đạt được vị trí Top của ngành trên thương trường thế giới nhờ vào chuyển đổi số.
Chúng ta có thể thấy cuộc cách mạng công nghệ hóa đã có từ lâu và phát triển nhanh chóng tại các quốc gia trên thế giới. Công nghệ hóa hiện diện trong mọi phương diện của xã hội và đời sống con người, dẫn đến sự thay đổi thói quen sống và sự phát triển đa ngành nghề mới như Tiktok, thương mại điện tử, … Thậm chí, tại các nước phát triển, chính phủ cũng đã số hóa/công nghệ hóa để nâng cao quản lý, tối ưu quy trình và giảm sức người lao động chân tay để đạt được hiệu quả trong công việc, đồng thời giúp cho con người có nhiều thời gian hơn để tiếp tục sáng tạo lao động.
Bất cứ doanh nghiệp nào khi sinh ra và phát triển, đều có mục tiêu chung đó là đứng Top trong thị trường kinh doanh ngành nghề của mình. Cụ thể hơn đối với các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp thì họ cần 3 tiêu chí hàng đầu là Tối đa doanh thu, tối ưu chi phí và quản lý hiệu quả. Đây chính là 3 bài toán khó và luôn cần các nhà lãnh đạo giải đáp. 3 bài toán này doanh nghiệp nào cũng gặp phải, không kể quy mô, ngành nghề mà chỉ cần là doanh nghiệp kinh doanh, làm ăn thì đều cần phải giải 3 bài toán trên nếu muốn đạt sự tăng trưởng mạnh mẽ, trở nên giàu có.
Quay lại với các doanh nghiệp tại Việt Nam, các doanh nghiệp đa số vẫn làm việc thủ công, giấy tờ chồng chéo, công cụ làm việc bằng sức của con người chiếm phần lớn. Nhận ra các vấn đề hiện hữu này, đa số các lãnh đạo công ty, chủ doanh nghiệp đều nghĩ tới Số hóa/Công nghệ hóa cho doanh nghiệp của mình để thay đổi, phát triển mình. Chúng ta có thể thấy doanh nghiệp Việt Nam rất nhạy bén trong thương trường, luôn thay đổi mình để phát triển doanh nghiệp. Nhưng, thực tế thì ngược lại, theo thống kê của Cục Công Nghiệp Việt Nam (IDC) thì có tới 95% doanh nghiệp (không kể lớn/nhỏ) đều thất bại trong quá trình chuyển đổi số này và mất khoản tiền lớn một cách phí phạm. Thực tế chỉ ra rằng, số hóa/công nghệ hóa có thể áp dụng ở mọi ngành nghề, quy mô. Câu hỏi đặt ra là “Tại sao tỷ lệ thất bại lại lớn như vậy?”
Theo phân tích và báo cáo từ những chuyên gia trong lĩnh vực sản xuất/ kinh doanh của Tập đoàn Công nghệ Samsung, một doanh nghiệp có thể đạt mức thông minh khi bản thân doanh nghiệp có thể tự vận hành mà không cần quá nhiều sự can thiệp quản lý mọi thời điểm của chủ doanh nghiệp. Hay nói cách khác là doanh nghiệp đó đã đạt đến trình độ tự động hóa (Amazon, Samsung, …). Chính những chuyên gia tới từ Samsung cũng cho biết, cũng như đứa trẻ, một doanh nghiệp để đạt tới trình độ “Thông minh” thì cần Lần lượt trải qua các cấp chuyển mình, học hỏi và áp dụng thực tiễn. Cụ thể là qua 5 giai đoạn/level sau:
Qua 5 level trên, ta thấy rằng hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam đều đốt cháy giai đoạn, các chủ doanh nghiệp hầu hết mua phần mềm số hóa và áp dụng thẳng vào doanh nghiệp và bỏ qua/chưa hoàn thành giai đoạn 1 là tiêu chuẩn hóa. Việc bỏ qua hoặc chưa hoàn thành giai đoạn tiêu chuẩn hóa này đem lại hậu quả rất lớn cho doanh nghiệp khi cố áp dụng phần mềm vào. Ta đều biết rằng, mỗi một doanh nghiệp có một đặc thù riêng, quy mô riêng, văn hóa riêng, nhân sự khác nhau,… nên khi áp dụng phần mềm thẳng vào doanh nghiệp mà không có sự quy hoạch để đánh giá sự phù hợp của công nghệ đối với doanh nghiệp sẽ khiến cho quá trình công nghệ hóa của doanh nghiệp thất bại 100%. Ví dụ như một con người, tính cách riêng, ngoại hình riêng nhưng lại bị ép vào một môi trường không phù hợp thì con người đó không thể phát triển mạnh mẽ và toàn diện được, thậm chí còn bị tác dụng phụ. Chính vì vậy, giai đoạn Tiêu chuẩn hóa là giai đoạn nền tảng, vô cùng quan trọng không thể tách rời trong công cuộc công nghệ hóa đối với một doanh nghiệp. Nếu thiếu giai đoạn nền tảng này thì chúng ta có thể chắc chắn rằng, doanh nghiệp đó sẽ thất bại 100% trong việc chuyển mình, trở thành doanh nghiệp hiện đại và thông minh. Khi đó, các đối thủ cạnh tranh trong ngành sẽ chiếm thị phần và dần dần doanh nghiệp mất đi vị thế của mình.
Đối với một nhà lãnh đạo, sự thành công của họ có thể ví như sự giải phóng. Ta có thể hiểu rằng, giải phóng ở đây mang ý nghĩa là quản trị thông minh, bớt công sức con người trong vận hành, chuyển hóa từ Làm ăn sang Làm chủ và cuối cùng là trở thành Nhà đầu tư (có thể thấy rõ qua chương trình Shark tank). Vậy để có thể giải phóng mình, người lãnh đạo doanh nghiệp phải số hóa, công nghệ hóa cho doanh nghiệp của mình và khi đó doanh nghiệp sẽ tự vận hành dưới sự chỉ đường, dẫn dắt của lãnh đạo mà không cần sự can thiệp sức lực của người làm chủ nữa.
Lúc này, khi đã nhận thấy tầm quan trọng của việc Công nghệ hóa doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần hiểu rõ Công nghệ hóa không chỉ đơn thuần là mua phần mềm về áp dụng. Góc tiếp cận đa chiều hơn bao gồm: Dữ liệu điện toán đám mây (cloud), Big Data, Trí tuệ nhân tạo và IoT.
Những doanh nghiệp đã ở giai đoạn 2 và 3, tại đây họ vẫn gặp những vấn đề nan giải mà không một công ty phần mềm nào làm rõ cho họ. Đó chính là Tích hợp, tích hợp ở đây mang ý nghĩa kết nối các phần mềm riêng rẽ mà doanh nghiệp đang sử dụng để quản lý tập trung. Nguyên nhân cốt lõi của vấn đề này chính là Master data, mỗi bộ phận có chức năng và sức mạnh riêng nên sẽ sử dụng những phần mềm riêng, đặc thù dành cho bộ phận đó. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp đều thất bại đau đớn khi muốn quản lý tập trung tất cả những bộ phận riêng rẽ này vì các phần mềm đó không dùng chung một Master Data. Lúc này doanh nghiệp không thể vứt bỏ phần mềm hay đập toàn bộ xây lại vì liên quan tới tiền bạc, công sức và thói quen của nhân lực.
Sau khi hiểu rõ về tầm quan trọng của Công nghệ hóa doanh nghiệp, chúng ta sẽ xem các hạng mục cần đánh giá, quy hoạch và quy chuẩn hóa. Bao gồm các hạng mục sau:
1.1 Khả năng lãnh đạo và chiến lược
2.1Nguồn lực, nhân sự
Tới đây, sau khi doanh nghiệp đã quy chuẩn hóa được các hạng mục trên thì lúc này doanh nghiệp có thể áp dụng mọi phần mềm vào để vận hành, quản lý. Giải quyết 3 bài toán từ đầu bài viết này. Nhưng để chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc tới những tiêu chí sau: Thương hiệu, Chi phí, Khả năng tích hợp.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều thương hiệu phần mềm quản trị, bỏ qua các thương hiệu Local, chúng ta hãy cùng theo dõi vào bảng đánh giá các thương hiệu lớn trên thế giới và có hàng chục năm tên tuổi để cùng nhìn nhận, quyết định lựa chọn thương hiệu đem lại hiệu quả cao nhất trong vận hành doanh nghiệp của mình.
